Banyak faktor yang mempengaruhi suatu organisasi, dan sebagian besar faktor-faktor tersebut berubah secar kontinue. Faktor-faktor ini yang menimbulkan atau menyebabkan perubahan dalam organisasi sehingga seorang manajer senantiasa harus mengantisipasi perubahan lingkungan yang akan mensyaratkan penyesuaian-penyesuaian desain organisasi di waktu mendatang. Perubahan-perubahan lingkungan dapat berasal dari luar (kekuatan eksternal) maupaun dari dalam (kekuatan internal). Perubahan organisasi karena adanya perubahan dalam berbagai variable eksternal, dapat berupa system politik, ekonomi, teknoligi, pasar dan nilai-nilai. Sedangkan perubahan-perubahan inernal berupa tujuan, strategi, kebijaksanaan manajerial dan teknologi baru serta sikap dan perilaku para karyawan. Dalam menghadapai perubahan-perubahan yang terjadi diperlukan suatu pengelolaan perubahan secara efektif bagi kelangsungan hidup organisasi dan sebagi tantangan pengembangan organisasi.
PT Indofood Sukses Makmur Tbk (PT ISM) juga mengalami hal tersebut. Salah satu produsen makanan olahan ini sedang mengkaji divisi usahanya di bidang minyak kelapa sawit untuk menjadi perusahaan terbuka (go public). Munculnya perubahan dalam tubuh PT ISM sendiri disebabkan oleh salah satu kekuatan eksternal, yaitu pasar. Pasar minyak kelapa sawit yang potensial, prospektif dan kompetitif di dalam negeri maupun luar negeri, mendorong PT ISM untuk melakukan pengembangan pada perusahaannya melalui perluasan usah di bidang minyak kelapa sawit (CPO). Indofood berharap melalui kebijakan ini dapat mengambil keuntungan dari tingginya valuasi industri minyak sawit pada saat ini.
Berdasarkan hal ini dapat dilihat bahwa berbagi faktor dalam lingkungan eksternal, yang menentukan kemampuan organisasi untuk menarik SDA dan SDM yang dibutuhkan atau untuk memproduksi dan memasarkan barang-barang atau jasa-jasanya menjadi salah satu kelompok kekuatan penyebab perubahan. Organisasi bergantung dan harus berinteraksi dalam lingkungan eksternal bila ingin kelangsungan hidupnya terjaga. Oleh karena itu, berbagai kekuatan eksternal dapat mempengaruhi berbagai operasi organisasi dan menyebabkan tekanan perubahan berupa perubahan tujuan, struktur dan metode operasinya.
Dalam menangani perubahan yang terjadi dalam organisasi, terdapat dua pendekatan utama yang digunakan para manajer. Pertama, Proses Perubahan Reaktif, dimana manajemen bereaksi atas tanda-tanda bahwa perubahan dibutuhkan, pelaksanaan modifikasi sedikit demi sedikit untuk menangani masalah-masalah tertentu yang timbul. Pendekatan ini diperlukan manajer dalam pemecahan masalah sederhana (kecil) dan penyesuaian hari ke hari yang integral dengan jabatannya. Dalam pendekatan ini digunakan perencanaan minimal dan ditangani dengan cara-cara yang cepat dan rutin, dimana manajer memberikan reaksi setelah masalah terjadi.
Pendekatan kedua, yaitu Proses Proaktif, dimana manajemen mengembangkan suatu program perubahan yang direncankan (planned change) melalui pelaksanaan berbagai investasi waktu dan sumber daya lainnya yang berarti untuk mengubah cara-cara operasi organisasi. Dalam pendekatan ini program perubahan yang direncankan menyangkut kegiatan-kegiatan yang disengaja untuk mengubah status quo. Thomas dan Bennis mendefinisikan perubahan yang direncankan sebagi perancangan dan implementasi inovasi structural, kebijakan atau tujuan baru, atau suatu perubahan dalam filsafat, iklim dan gaya pengopersian secar sengaja. Pendekatan ini tepat bila keseluruhan organisasi, atau sebagian besar satuan organisasi, harus menyiapkan diri untuk atau menyesuaikan dengan perubahan. Perubahan yang direncanakan mempunyai ruang lingkup yang leih luas dan besar dibandingkan perubahan reaktif. Pendekatan ini mengantisipasi perubahn-perubahn dalam lingkungan eksternal dan internal, melibatkan keterkaitan waktu dan sumber daya yang lebih besar, memerluka keterampilan dan pengetahuan yang lebih bagi kesuksesan implementasinya dan dapat menimbulkan masalah-masalah yanglebih besar bila implementasinya gagal. Karena komplesitas dan kecepatan perubahan yang terjadi, manajer harus lebih memahami pentingnya dan menggunakan perubahan organisasi yang direncanakan.
PT ISM menangani perubahan yang terjadi dalam perusahaan dengan menggunakan proses proaktif, dimana perubahan yang dilakukan berupa perubahan yang direncanakan sebagi perancangan dan implementasi inovasi structural. Bentuk proses proaktif yang dilakukan oleh Indofood adalah perluasan kebun kelapa sawit yang dimilikinya. Sepanjang tahun 2005, Indofood menambah sekitar 35000 hektar lahan pertaniannya, pada tahun 2006 kan diselesaikan proses akusisi lahan seluas 31000 hektar di Kalimantan Timur dan pada tahun 2015 direncankan peningkatan kepemilikan lahan kelapa sawit sampai dengan 250000 hektar. Menurut Dirktur Utama PT ISM, Anthoni Salim tujuan penambahan lahan terbut untuk meningkatkan pasokan CPO dan mengurangi ketrgantungan pada pihak ketiga. Hal ini merupakan saran penanganan perubahan yang menyangkut kelangsungan hidup organisasi (perusahaan).
Bila manajemen merencanakan suatu perubahan, maka harus memutuskan unsure-unsur yang akan diubah dalam organisasi. Harold J. Leavitt menyatakan bahwa organisasi dapat diubah melalui pengubahan struktur, teknologi dan atau orang-orangnya. Pengubahan struktur organisasi menyangkut modifikasi dan pengaturan kembali berbagai sistem internal, seperti hubungan-hubungan tanggung jawab dan wewenang, sistem komunikasi, aliran kerja, ukuran komposisi kerja dan hirarki manajerial. Pengubahan teknologi organisasi berarti pengubahan atau modifikasi factor-faktor seperti peralata, proses teknik teknik-teknik riset atau sistem produksi yang mencakup layout, metode dan prosedur. Pengubahan orang-orang organisasi mencakup pengubahan kebijaksanaan dan prosedur penarikan dan seleksi, kegiatan-kegiatan latihan dan pengembangan, sistem balas jasa, keterampialn kepemimpinan dan komunikasi manajerial dan sikap, kepercayaan, peranan atau karakteristik karyawan lainnya.
Jika hal ini dihubungkan dengan kasus perubahan PT ISM, nampak jelas bahwa yang terjadi adalah perubahan berupa pengubahan teknologi, dimana terdapat modifikasi kembali dalam system produksi perusahaannya yang mencakup layout, metode dan prosedur berupa perluasan pasar usahanya melalui pengubahan sifat perusahaan menjadi go public.
Manajemen perubahan memerlukan penggunaan berbagai proses sistenatik yang dapat diperinci menjadi beberapa tahapan-tahapan atau sub-sub proses. Proses pengelolaan perubahan harus mencakup dua gagasan dasr bila prubahan adalah mengarah pada efektifitas organisasi. Pertama, ada redistribusi kekuasaan dalam struktur organisasi. Kedua, redistribusi ini dihasilkan dari proses perubahan yang bersifat pengembangan. Perubahan dalam PT ISM lebih mengarah pada gagasan kedua dimana proses perubahan yang terjadi lebih bersifat pengembangan dalam produksi perusahaan. Proses perubahan meliputi enam tahap sebagi berikut :
Tahap 1 : Tekanan dan desakan
Proses mulai ketika manajemen puncak mulai merasa adanya kebutuhan atau tekanan akan perubahan. Ini biasanya disebabkan oleh berbagai masalah yang berarti, seperti penurunan penjualan atau laba secara tajam.
Tahap 2 : Intervensi dan Reorientasi
Konsultan atau pengantar perubahan dari luar sering digunakan untuk merumuskan masalah dan memulai proses dengan membuat para anggota organisasi untuk memusatkan perhatiannya pada masalah tersebut. Pihak-pihak luar sering digunakan, tetapi orang-orang staf internal juga sering mempunyai kemampuan pengelolaan proses bila mereka dipandang “ahli” dan “dipercayai”.
Tahap 3 : Diagnosa dan Pengenalan Masalah
Informasi dikumpulkan dan dianalisa oleh pengantar perubahan dan manajemen. Masalah-masalah yang paling penting dikenali dan diperhatikan.
Tahap 4: Penemuan dan Komitmen pada Penyelesaian
Pengantar perubahan hendaknya meransang pemikiran dan mencoba untuk menghindari penggunaan “metode-metode lama yang sama”. Penyelesaian-penyelesaian diketemukan melalui pengembangan secara kreatif alternative-alternatif baru dan masuk akal. Bila para bawahan didorong untuk berpartisipasi dalam proses ini, mereka mungkin akan lebih terkait pasda serangkaian kegiatan yang akhirnya dipilih.
Tahap 5 : Pencobaan dan Pencarian Hasil-hasil
Penyelesaian-penyelesaian yang dikembangkan pada tahap empat biasanya diuji adalam program pencoabaan berskala kecil dan hasilny dianalisa. Barangkali satu-satuan atau bagian tertentu dari sustu satuan, mecoba suatu gagasan sebelum dicoba dalam organisasi sebagi keseluruhan.
Tahap 6 : Penguatan dan Penerimaan
Bila serangkaian kegiatan telah teruji dan sesuai dengan keinginan, hatus diterima secar sukarela. Pelaksanaan kegiatan yang telah diterima harus menjadi sumber penguatan dan menimbulkan keterkaitan pada perubahan.
sumber : vierly.blogspot.com ; www.indofood.co.id
Oleh : Wahyu Ardianawati (F1B006059)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar